Whitepaper: Inbound und Outbound Prozesse verknüpfen

Document Process Management: Digitalisierung und Papier schliessen sich nicht aus

Die Digitalisierung von Wirtschaft und Gesellschaft schreitet, ebenso wie die Vernetzung von Personen und Organisationen, seit Jahren voran. Aber entgegen mancher Darstellung in den Medien sind die klassischen Korrespondenzarten und papiergebundenen Prozesse weiterhin verbreitet und ein bevorzugtes Kommunikationsmedium, wenn es um einen festgelegten und verlässlichen Austausch von Informationen zwischen zwei Parteien geht.
Die Firma Docucom hat die Herausforderung erkannt und mit dem Produkt Domtrac™ eine innovative Lösung geschaffen, die Posteingangs- und Postausgangs-Prozesse zusammenführt und damit die gegebene Kluft zwischen Digitalisierung und Papierprozess elegant überbrückt.

Fokus auf klassische Mailroom Prozesse

In den vergangenen Jahren haben etablierte Hersteller von Inbound- oder Outbound-Lösungen technologische Plattformen entwickelt, um mehrstufige Abläufe gestalten und steuern zu können. Neben der visuell gestützten Modellierung wurde dabei ein besonderes Augenmerk auf die Abbildung der herstellerspezifischen Abläufe und die Integration der eigenen Werkzeuglandschaft gelegt.
Die Fokussierung auf die eigenen Kernfunktionalitäten und die nachrangige Einbindung von Drittprodukten hatte zwangsläufig zur Folge, dass der Kunde sehr starr auf die Produkte und Services des jeweiligen Herstellers angewiesen war. Allfällige Erweiterungen konnten nur mit komplexen, programmatischen Entwicklungen überwunden werden. Eine innovative Verbindung zwischen den Prozessen im Inbound- und Outbound-Bereich konnte damit nicht entstehen.

Eine leistungsfähige Integrationsplattform für zwei Welten

Domtrac™ führt Posteingangs- und Postausgangs-Prozesse zusammen und überbrückt die Kluft zwischen Digitalisierung und Papierprozess. Individuelle Abläufe bei der Dokumenterstellung oder –erfassung werden im graphischen Workflow-Designer modelliert.

Domtrac™ führt Posteingangs- und Postausgangs-Prozesse zusammen und überbrückt die Kluft zwischen Digitalisierung und Papierprozess. Individuelle Abläufe bei der Dokumenterstellung oder –erfassung werden im graphischen Workflow-Designer modelliert.

Die Firma Docucom hat dieses grundlegende Versäumnis erkannt. Mit der Entwicklung von Domtrac™, einer modernen Integrationsplattform zur Modellierung und Steuerung von dokumentbasierten Prozessen, wird eine Verbindung zwischen den Inbound- und Outbound-Welten möglich. Vordefinierte Module erlauben es, Produkte und Services verschiedenster Hersteller einfach und ohne Programmierkenntnisse einzubinden.
In der einheitlichen, grafischen Konfigurationsoberfläche werden Abläufe einfach modelliert, gesteuert und administriert, unabhängig welchem Prozessbereich diese zugeordnet werden. Eine oft vorhandene Trennung zwischen den Teams für die Eingangs- und Ausgangsverarbeitung kann entfallen. Die Zuständigkeit für den gesamten Dokumentprozess in einer Organisation kann zentral wahrgenommen und zugeordnet werden.

Wiederverwendung bestehender Anwendungen

Vorhandene Anwendungen und Lösungen sind in der Regel mit großem Expertenwissen angereichert und für den dedizierten Kundeneinsatz optimiert. Domtrac™ erlaubt eine einfache Integration dieser Anwendungen über Standard-Schnittstellen oder die reichhaltige Modulbibliothek. Investitionen in Lösungen beispielsweise für OCR,Formatierung, Konvertierung, elektronische Signaturen, Archivierung, Verschlüsselung oder Directory Services sind geschützt. Kostspielige und schwierig zu wartende Zusatzentwicklungen entfallen. Unabhängig von den eingesetzten Werkzeugen behält der Kunde die Basis bereits umgesetzter Core-Funktionalitäten, diese werden in neue Abläufe miteingebunden, und die Ergebnisse eines Verarbeitungsschritts können an den nächsten Verarbeitungsschritt weitergereicht werden. Crossover können dabei Programme und Services der Inbound- und Outbound-Prozesse wechselseitig verwendet werden, was eine sehr einfache und schnelle Bereitstellung von neuen Prozessen und Services ermöglicht.

Verbindung zwischen Posteingang und Postausgang

Die Verbindung zwischen modernen Digitalisierungsanstrengungen und dem klassischen Papier-Medium wird über ein gemeinsames DomLink-Element sichergestellt, welches im Postein- und Postausgang standardmäßig eingebunden wird. Auf alle Ausgangsschreiben, insbesondere den Rückantworten, wird ein individueller DataMatrix-Code in der Regel im Randbereich des Dokuments aufgebracht. Dieser identifiziert das Dokument eindeutig und stellt die Verknüpfung mit dem entsprechenden Business-Prozess respektive den Meta-Daten her.

DomLink: Mittels dynamischer QR-Codes auf Dokumentebene wird der Medienbruch zwischen Papier und Digital elegant überbrückt. Referenzierte Meta-Daten ermöglichen eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsfall.

DomLink: Mittels dynamischer QR-Codes auf Dokumentebene wird der Medienbruch zwischen Papier und Digital elegant überbrückt. Referenzierte Meta-Daten ermöglichen eine eindeutige Zuordnung zum jeweiligen Geschäftsfall.

Rückläufer und Rückantworten können so nach der Rücksendung im Posteingang mit einer nahezu 100%igen Erkennungsrate maschinell eingelesen und weiterverarbeitet werden. Aufgrund der mit dem Code zur Verfügung stehenden Metadaten kann ein vordefinierter bzw. terminierter Prozess kann angestoßen bzw. wieder aufgenommen werden. Die Rückantwort besitzt dabei die Besonderheit, dass zusätzlich der Zeitraum für die Rücksendung der Antwort vorgegeben werden kann. Wird die Rückantwort nicht innerhalb des vordefinierten Zeitrahmens zurückgesendet und durch den Inbound-Prozess verarbeitet, kann ein automatisiertes Erinnerungsschreiben im Outbound erzeugt werden.
Das physikalisch gedruckte Papier reicht folglich die Information des Ausgangsprozesses zum Eingangsprozess durch und ermöglicht die Automatisierung und Beschleunigung der Verarbeitung im Posteingang und nachgelagerten Prozessen.

Fachliche Kernsysteme bleiben im Mittelpunkt

Führende Anwendungen sind und bleiben fachliche Kernsysteme, welche die Prozesse für den Postausgang anstossen und mit Transaktionsinformationen aus dem Posteingang beliefert werden. Domtrac™ kommuniziert bi-direktional mit dem Kernsystems über eine festgelegte Schnittstelle. Als zentrale Workflow- und Steuerungsplattform stellt Domtrac™ das einfache Zusammenspiel von Posteingangs- und Postausgangsprozessen sicher. Während der Verarbeitung wird das Kernsystem mit den Informationen und Stati versorgt, die für eine reibungslose Bearbeitung des Geschäftsfalls benötigt werden.

Fallbeispiel Finanzdienstleister

Auf der Basis von vordefinierten, konfigurierbaren Modulen werden Abläufe im graphischen Workflow-Designer von Domtrac™ per Drag & Drop erstellt. Das strukturiert die Definition von Prozessen und sorgt für umfassende Transparenz.

Auf der Basis von vordefinierten, konfigurierbaren Modulen werden Abläufe im graphischen Workflow-Designer von Domtrac™ per Drag & Drop erstellt. Das strukturiert die Definition von Prozessen und sorgt für umfassende Transparenz.

In kürzester Zeit migrierte ein Bankinstitut sein bestehendes Output-Managementsystem inklusive Dokumentlayout nach Domtrac™. Mitgelieferte Integrationsmodule, sowie die graphische Konfiguration der Prozesse unterstützten einen effizienten Wechsel. Mittels zusätzlichen QR-Codes wurde die bestehende Verpackungsstrasse durch eine Closed-Loop Verarbeitung mit automatischer Sendungskontrolle ergänzt. Die Kundin konsolidierte und modernisierte ihre Infrastruktur dank Domtrac™ zu einem Bruchteil der budgetierten Projektaufwände.

Fazit

Durch die Verwendung der zentralen Steuerungsplattform Domtrac™ für Inbound- und Outboundprozesse werden zwei strikt voneinander getrennte Welten miteinander verbunden.
Eine einheitliche Administrations- und Konfigurationsoberfläche ermöglicht eine vollständige End-to-End Betrachtung von Dokumentprozessen. Prozessbedingte Medienbrüche zwischen zwei vermeintlich unabhängigen Technologiewelten werden mit DomLink elegant überbrückt, ohne den Kontext zum jeweiligen Business-Prozess zu verlieren. Klassisches Papier als Transportmedium für wichtige Informationen steht dem angestrebten Ausbau der Digitalisierung nicht im Weg.
Die intelligente, modulare Architektur von Domtrac™ erlaubt die Weiterverwendung von bestehenden Core-Komponenten. Bereits getätigte Investitionen in Software und Ausbildung werden geschützt, Konsolidierungen unterstützt. Für zahlreiche Programme und Werkzeuge werden entsprechende Integrationsmodule mitgeliefert, so dass Prozesse und Abläufe im Postausgang und –eingang schnell gestaltet und miteinander verwendet werden können.